Lorsque l’on parle de « dépôt » dans HAL, on distingue deux étapes :
- La création d’une notice bibliographique descriptive de la publication qui permet à celle-ci d’être référencée dans le portail HAL de Centrale Lyon et donc d’être prise en compte dans la liste des publications du laboratoire et de l’établissement.
- Le dépôt du texte intégral (pdf en général) de la publication pour que cette dernière soit archivée de façon pérenne et, surtout, pour que la notice HAL y donne directement accès. Cette étape est grandement facilitée, d’un point de vue juridique, par la Loi pour une République numérique (plus d'infos ci-dessous).
Créer une notice de publication dans HAL
HAL est utilisé par Centrale Lyon et ses laboratoires comme base de référence des publications – par exemple dans le cadre des campagnes d’évaluation de l’HCERES. Il est donc impératif pour le bon recensement de la production scientifique de Centrale Lyon que :
- Toutes les publications soient référencées dans HAL : articles de revue, de congrès, livres… Il faut donc qu’une notice descriptive soit créée dans HAL par un des auteurs.
- Le référencement des publications respecte quelques règles essentielles pour permettre leur rattachement aux bons auteurs et aux bonnes équipes de recherche / laboratoires / établissements.
Déposer le texte intégral dans HAL
La question qui se pose ici est la suivante : dans la mesure où je publie mon article dans une revue, qu’est-ce que j’ai le droit de déposer dans HAL ?
Si vous publiez votre article en accès ouvert chez l’éditeur, vous pouvez déposer la version éditeur de votre article (telle que publiée sur le site de l’éditeur) dans HAL, en reportant la licence de réutilisation (généralement licence Creative Commons, visible sur le pdf).
Si votre article est en accès payant chez l’éditeur, il faut se référer à l’article 30 de la Loi pour une République numérique de 2016.
Ce que permet la loi
- De déposer dans HAL le manuscrit auteur accepté de l’article (version finale intégrant les corrections mais avant la mise en page finale avec logo de l'éditeur, mentions de copyright...
- De le rendre accessible 6 mois après la date de publication (date de première mise en ligne sur le site de l’éditeur) pour les articles dans le domaine des sciences et techniques (12 mois pour les sciences humaines et sociales). Il est possible de déposer le pdf dans HAL dès la publication sur le site de l’éditeur, en paramétrant un embargo -c'est-à-dire un délai pendant lequel le pdf ne sera pas visible.
Conditions à remplir
- Que l’article soit issu d’une recherche financée au moins à moitié sur des fonds publics (cela inclut l’ensemble des dépenses, y compris les salaires des chercheurs).
- Qu’il soit publié dans une publication périodique qui paraît au moins une fois par an : cela vaut donc pour une revue ou une publication en série d’actes de congrès qui paraît au moins annuellement.
- Avoir l'accord de ses co-auteurs.
Si votre éditeur vous permet des conditions d’ouverture plus favorables que la Loi (un dépôt immédiat de l’article ou inférieur à 6 mois et/ou le dépôt de la version finale éditeur), vous êtes bien évidemment invités à les appliquer !
Ci-dessous un logigramme récapitulant les droits de dépôt dans HAL :
…et au fait, pourquoi je dois déposer dans HAL ?
- Pour que votre publication soit comptabilisée dans les listes de publication de votre laboratoire et de Centrale Lyon.
- Pour ouvrir votre publication, financée sur des fonds publics, sans paiement supplémentaire pour vous ou pour le lecteur.
- Pour donner plus de visibilité à votre article et en permettre un archivage pérenne, indépendant de l’éditeur.
- Parce que le dépôt d’une publication dans HAL ne prend pas plus de 10 minutes, et que nous sommes là pour vous aider si besoin !
Une question ? Contactez-nous !
Pour toute question sur HAL, n’hésitez pas à contacter notre liste de diffusion openaccess.doc@listes.ec-lyon.fr
